Il y a quelques années, Snaile, la société de casiers à colis du Canada, a développé une salle de colis intelligente dotée d’un système d’accès permettant aux transporteurs de laisser des colis dans des immeubles résidentiels. L’idée était de permettre aux transporteurs de livrer un article surdimensionné, comme un canapé, et de le laisser dans la salle de colis intelligente où il serait ensuite récupéré. Cette salle pouvait également être utilisée pour les colis qui ne rentraient pas dans les casiers à colis de Snaile.
Au départ, le système d’accès à la salle de colis intelligente semblait être une excellente idée. Cependant, un examen opérationnel suggère que le système n’est pas aussi efficace qu’il n’y paraît. Nous examinons ici les problèmes liés aux salles de colis intelligentes et proposons quelques solutions pratiques pour y remédier.
Face à la demande du marché, Snaile a développé le système d’accès à la salle de colis intelligente. Le transporteur accède à la salle de colis intelligente pour déposer le colis. La salle intelligente envoie ensuite une notification au résident lui indiquant qu’il doit récupérer sa livraison à l’aide d’un code d’accès à usage unique. Des caméras surveillent la salle de colis intelligente, et Snaile suit l’utilisation du code d’accès pour enregistrer la date et l’heure du ramassage.
Le coût d’une salle de colis intelligente est nettement inférieur à celui des casiers à colis. Il suffit d’installer des étagères et une serrure intelligente Snaile. Les immeubles semblaient enthousiastes à l’idée de remplacer les casiers par des salles intelligentes.
Des problèmes sont apparus, nous poussant à examiner des changements opérationnels nécessaires. En traitant ces problèmes, nous pouvons améliorer le système des salles de colis intelligentes et obtenir une efficacité maximale.
Le plus gros problème auquel nous avons été confrontés avec les salles de colis intelligentes est l’effet de déchargement. Cela se produit lorsqu’un livreur dépose toutes ses livraisons dans la salle et s’en va.
Ce phénomène relève de l’opportunisme. En contournant la procédure administrative associée à la livraison d’un colis à un destinataire, le livreur gagne du temps et réalise des délais de livraison plus courts. Le livreur respecte tout de même les règles de livraison commercialement acceptables, puisqu’il laisse le colis dans un endroit sûr et fermé à clé.
Voici comment fonctionne le déchargement :
Supposons que le livreur doit effectuer six livraisons, une pour chacune des unités suivantes : 302, 607, 805, 1310, 1417, 1501.
Dans un immeuble très fréquenté de 400 logements, qui compte en moyenne 15 livreurs de colis, il est possible de voir s’accumuler jusqu’à 75 colis par jour à l’insu de tous.
L’autre grand défi opérationnel est la gestion des problèmes.
Avec un casier à colis, une ouverture de porte correspond à un dépôt ou à un ramassage. Ce n’est pas nécessairement le cas avec une salle de colis intelligente, car une ouverture de porte peut se traduire par plusieurs dépôts ou ramassages.
Lorsque des erreurs sont commises, il est très difficile de retracer le déroulement des événements et presque impossible de définir l’heure à laquelle il faut visionner la vidéo pour en savoir plus.
Voici un exemple simple.
– Lundi, 70 colis ont été déposés dans la salle de colis intelligente, et 70 codes d’accès ont été envoyés aux résidents.
– Lundi, mardi et mercredi, 69 résidents ont récupéré leurs colis.
– Au cours de ces trois jours, un colis a été récupéré par erreur et un autre est tombé dans la salle par accident, brisant son contenu.
– Le 70ème destinataire n’est venu récupérer son colis que jeudi. Il a découvert que son colis n’était pas là.
Qui a pris le mauvais colis?
En outre, sur les 69 résidents ayant récupéré leur colis, qui était responsable du colis endommagé et quand l’accident s’est-il produit?
Pendant trois jours, les résidents sont entrés et sortis de la salle de colis et d’autres transporteurs ont effectué de nouvelles livraisons. Pour comprendre ce qu’il s’est passé, il faudrait examiner les 69 vidéos correspondant aux heures auxquelles les 69 résidents ont accédé à la salle pour récupérer leurs colis, et ce en supposant qu’aucun transporteur ne soit en cause et qu’aucun autre résident ne soit venu récupérer les livraisons du mardi et du mercredi. En ajoutant à cela les erreurs commises par les livreurs ou les résidents, la tâche devient encore plus compliquée et l’identification des problèmes peut rapidement s’avérer impossible.
Avec les casiers à colis, un seul résident peut accéder à un compartiment. Par conséquent, il existe une corrélation directe entre le résident et son casier. Les autres résidents ou transporteurs ne peuvent pas accéder à un compartiment de casier à colis occupé. Il est donc beaucoup plus simple de résoudre les problèmes éventuels, comme un colis non récupéré ou un article cassé.
Le troisième problème concerne le vol. Même avec des caméras de sécurité, il est relativement facile de voler dans la salle de colis intelligente en cachant son visage ou en pulvérisant de la peinture sur les caméras. Le voleur peut être un transporteur, un résident ou une personne agissant de connivence avec un tiers.
si vous disposez d’un horodateur indiquant l’heure d’accès à la salle et le code utilisé, cette information perdra de sa pertinence au fur à mesure que le vol reste inaperçu. Par ailleurs, le résident s’apercevra du vol de son colis seulement lorsqu’il viendra le récupérer. Le vol peut rester inaperçu pendant des jours ou des semaines, notamment si le résident est absent ou en vacances.
Si vous pensez qu’en une semaine, plus de 500 résidents et livreurs ont pu entrer et sortir de la salle de colis intelligente, cela signifie qu’il faudra examiner plus de 500 vidéos étant donné que l’on ne connaît pas l’heure du vol, mais seulement l’heure à laquelle il a été signalé.
Snaile pense que la plupart des immeubles ont besoin d’une salle pour les livraisons volumineuses, mais que seul le personnel de l’immeuble devrait y avoir accès.
Pour les immeubles ne disposant pas de personnel, nous recommandons d’établir des règles pour les résidents, même si celles-ci peuvent être difficiles à appliquer et à respecter dans la mesure où les résidents ne connaissent pas nécessairement la taille d’un colis. Ces règles pourraient stipuler que les livraisons volumineuses doivent être programmées. Si les résidents ne sont pas disponibles, les transporteurs laissent des avis de passage, et le résident récupère la livraison par ses propres moyens.
Le compromis serait d’avoir une salle intelligente à laquelle seul le personnel de l’immeuble peut accéder. De cette façon, nous évitons l’effet de déchargement et nous limitons l’accès.
Lorsqu’un membre du personnel de l’immeuble (c’est-à-dire un agent de sécurité, un gestionnaire immobilier ou un concierge) dépose un colis plutôt qu’un livreur, la salle intelligente génère un code d’accès à usage unique que le résident utilise pour venir chercher son article. En cas de problème, il est plus facile de déterminer les circonstances et le moment de l’incident, sans avoir à visionner d’innombrables vidéos. Cette solution comporte un risque de vol et d’erreur, mais elle reste préférable au déchargement généralisé de colis.
