DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

Snaile attache de l’importance à ses relations avec ses clients et s’engage à protéger leurs informations personnelles. En conséquence, Snaile adhère aux principes de confidentialité et aux commentaires qui les accompagnent, énoncés ci-après (les “principes de confidentialité”). Les principes de confidentialité reposent sur les principes énoncés à l’annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (la “Loi”).

Principe 1 – Responsabilité

Snaile est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle.

Notre responsable des informations, Kirstin Thomas, est responsable du respect de nos principes de confidentialité, même si d’autres personnes au sein de notre organisation sont responsables de la collecte et du traitement quotidiens des informations personnelles et peuvent être déléguées pour agir au nom du Dirigeant principal de l’information.

Nous sommes responsables des informations personnelles en notre possession ou sous notre garde, y compris des informations qui ont été transférées à un tiers pour traitement. Nous utiliserons des moyens contractuels ou autres pour fournir un niveau de protection comparable lorsque les informations sont traitées par des tiers.

Principe 2 – Identifier les objectifs

Nous identifierons et documenterons les finalités pour lesquelles nous collectons, utilisons ou divulguons des informations personnelles au plus tard au moment de la collecte.
Les objectifs seront limités à ceux qui sont liés à notre entreprise et qu’une personne raisonnable jugerait appropriés dans les circonstances. Nous recueillons, utilisons et divulguons des informations personnelles concernant nos clients pour les raisons suivantes:

  • fournir aux clients des services rapides, fiables et à valeur ajoutée, notamment le suivi des envois, la gestion et la facturation des comptes, ainsi que le support technique;
  • établir une relation client et communiquer avec les clients;
  • développer, mettre en œuvre, commercialiser et gérer les services pour les clients;
  • gérer et promouvoir les activités commerciales de Snaile; et
  • Répondre aux exigences imposées par la loi.
Principe 3 – Consentement

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués qu’avec la connaissance et le consentement de la personne, sauf si cela est inapproprié.

La manière dont nous sollicitons le consentement, qu’il soit explicite ou implicite, peut varier en fonction de la sensibilité de l’information et des attentes raisonnables de la personne. Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Nous informerons les individus des conséquences du retrait de leur consentement.

En règle générale, nous demanderons votre consentement pour l’utilisation ou la divulgation d’informations au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement peut être demandé après la collecte des informations mais avant leur utilisation (par exemple, lorsque nous souhaitons utiliser des informations à des fins non identifiées précédemment).

Comme condition de la fourniture de services, nous ne demanderons pas à une personne de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs explicitement spécifiés et légitimes.

Dans certaines circonstances, comme le permet ou l’exige la loi, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de la personne. Ces circonstances comprennent: les renseignements personnels qui sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat ou qui sont accessibles au public, comme le définit le règlement; lorsque la collecte ou l’utilisation est clairement dans l’intérêt de l’individu et que le consentement ne peut pas être obtenu rapidement; enquêter sur une violation d’un contrat ou une violation d’une loi; agir en cas d’urgence mettant en péril la vie, la santé ou la sécurité d’un individu; pour le recouvrement de créances; ou pour se conformer à une assignation à comparaître, un mandat ou une ordonnance du tribunal.

Principe 4-Limitation de la collecte

Nous limiterons la quantité et le type d’informations personnelles collectées à celles qui sont nécessaires aux fins que nous avons définies et nous ne collecterons ces informations que par des moyens équitables et licites.

Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou tel que requis par la loi. Les informations personnelles ne seront conservées que le temps nécessaire à la réalisation des objectifs identifiés.

Les informations personnelles qui ont été utilisées pour prendre une décision concernant une personne seront conservées suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux informations après la prise de décision et, en cas de demande d’accès ou de contestation, assez longtemps recours qu’un individu peut avoir en vertu de la loi. Lorsque des informations personnelles ne sont plus nécessaires pour remplir les objectifs identifiés, elles seront détruites, effacées ou rendues anonymes.

Principe 6 – Précision

Nous ferons de notre mieux pour que les informations personnelles soient aussi précises, complètes et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont utilisées.

Nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les informations personnelles utilisées de manière continue, y compris les informations divulguées à des tiers et les informations utilisées pour prendre une décision concernant un individu, sont exactes, complètes et à jour.

Principe 7 – Sauvegardes

Nous protégerons les informations personnelles avec des garanties adaptées à leur sensibilité.

Nos mesures de protection protégeront les informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que de tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés, quel que soit le format dans lequel les informations sont conservées. Nous informerons nos employés de l’importance de préserver la confidentialité des informations personnelles et nous veillerons à éliminer ou détruire ces informations afin d’empêcher des tiers non autorisés d’y avoir accès.

Nos méthodes de protection incluront des mesures physiques (par exemple, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux), des mesures organisationnelles (par exemple, des autorisations de sécurité et la limitation de l’accès sur la base du “besoin de savoir”), et des mesures techniques (par exemple, exemple, l’utilisation de mots de passe et de cryptage).

Principe 8 – Ouverture

Nous mettrons facilement à disposition des informations spécifiques sur nos politiques, sauf dans la mesure où il s’agit d’informations commerciales confidentielles.

Les informations que nous rendrons disponibles comprendront: comment accéder aux informations personnelles; le type de renseignements personnels que nous détenons, y compris un compte rendu général de leur utilisation; informations générales concernant notre Code et nos politiques; quels renseignements personnels sont mis à la disposition de sociétés liées; et comment contacter notre responsable des technologies de l’information.

Principe 9 – Accès individuel

Sur demande écrite, nous informerons une personne de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donnerons accès à ces informations. Une personne peut contester l’exactitude et l’exhaustivité de ses renseignements personnels et les faire modifier le cas échéant.

Nous répondrons à la demande écrite d’une personne dans un délai raisonnable (généralement dans les 30 jours). Nous aiderons toute personne qui nous informera qu’elle a besoin d’aide pour préparer une demande. Nous pouvons demander à une personne de fournir suffisamment d’informations pour nous permettre de fournir un compte rendu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels. Bien que notre réponse soit généralement fournie gratuitement à l’individu, en fonction de la nature de la demande et de la quantité d’informations concernée, nous nous réservons le droit d’imposer des frais. Dans ces circonstances, nous informerons la personne du coût approximatif de la réponse et procéderons à son paiement. Les informations demandées seront fournies ou mises à disposition sous une forme généralement compréhensible. Dans la mesure du possible, nous indiquerons la source de l’information.

En fournissant un compte de tiers auquel nous aurions pu divulguer des informations personnelles concernant un individu, nous tenterons d’être aussi spécifiques que possible. Lorsqu’il n’est pas possible de fournir une liste des organisations auxquelles nous avons effectivement divulgué des informations personnelles, nous fournirons une liste des organisations auxquelles nous aurions pu divulguer les informations.

Si une personne démontre que des informations personnelles sont inexactes ou incomplètes, nous les modifierons au besoin. Si un défi n’est pas résolu à la satisfaction de l’individu, nous enregistrerons la substance du défi non résolu. Le cas échéant, les informations modifiées ou l’existence de la contestation non résolue seront transmises à des tiers ayant accès aux informations en question.

Dans certaines situations, nous pouvons refuser une demande ou ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels que nous détenons sur un individu. Les exceptions à l’exigence d’accès seront limitées et spécifiques, dans la mesure permise ou requise par la loi. Là où cela est permis, les raisons pour lesquelles l’accès est refusé seront fournies à la personne qui en fait la demande. Les exceptions peuvent inclure: les informations contenant des références à d’autres personnes ou des informations commerciales confidentielles, lorsque ces informations ne peuvent être dissociées de l’enregistrement; les informations recueillies dans le cadre d’une enquête sur une violation d’un accord ou dans le cadre d’un processus formel de résolution de conflit; et les informations soumises au privilège avocat-client.

Principe 10 – Contestation de la conformité

Toute personne peut adresser à notre responsable des informations un problème concernant le respect de l’un quelconque des principes de confidentialité.

Nous examinerons toutes les plaintes écrites. Si nous trouvons une plainte justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, modifiant nos politiques et nos pratiques.